LOS NUEVOS ACTUALES CUARTOS DE ARCHIVO
miércoles, 25 de marzo de 2009
sábado, 21 de febrero de 2009
Archivo General de la Nación
El Archivo General de la Nación (Bogotá) es el archivo nacional de Colombia. Es un establecimiento público del gobierno nacional colombiano que promueve la conservación y consulta del legado documental nacional. Es la cabeza del Sistema Nacional de Archivos. Su sede en Bogotá es una edificación obra del arquitecto Rogelio Salmona, premiada en la Bienal de Arquitectura del año 1994.
Alberga documentación histórica que data desde 1541 hasta 1991, como Constituciones políticas, escrituras notariales, procesos judiciales coloniales, cartas de grandes personajes como Simón Bolívar, mapas antiguos de la Nueva Granada, etc.
Reúne documentos de todos los períodos de la historia de América (desde la Conquista hasta el presente) procedentes no sólo de Colombia sino también de los territorios que conformaron la Nueva Granada o, posteriormente, la Gran Colombia como Venezuela, Ecuador y Panamá. También hay documentos provenientes de América Central, Perú y Chile. Su Fondo "Negros y Esclavos" fue distinguido por la UNESCO como parte del programa Memoria del Mundo.
Etapas del Archivo
Los archivos atraviesan diversas etapas en función del ciclo de vida de los documentos. Este concepto establece que la información documental tiene una vida similar a la de un organismo biológico: nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo). En función de uso y valor a lo largo del tiempo (administrativos, legales, fiscales, evidenciales o histórico), la documentación pasa por diferentes estadios:
* Archivo de gestión o Archivo de oficina: está compuesto por los documentos en fase de tramitación o aquellos que son de uso frecuente. Está gestionado por las propias unidades administrativas que los producen a fin de facilitar la gestión de actividades corrientes. La documentación permanece en esta fase un periodo de cinco años.
* Archivo central: recoge aquella documentación que deja de ser utilizada de forma frecuente, aunque su uso es hipotético. La permanencia en esta fase es de 10 años, aunque los archiveros pueden establecer menores plazos en función de muchos factores pero teniendo en cuenta la finalización de los trámites.
Archivo intermedio: en esta fase la documentación ha perdido prácticamente en su totalidad el valor de gestión administrativa. La documentación se transfiere desde los archivos centrales para el almacenamiento masivo. Los documentos permanecen en este archivo 15 años más, es decir, hasta alcanzar los 30. Durante esta fase se procede a su valoración, selección y expurgo para conservar los realmente importantes.
* Archivo histórico: la documentación que alcanza este archivo es conservada de forma permanente por su valor informativo, histórico y cultural.
* Existen además de estas categorías, los archivos eclesiásticos, que como su nombre indica, son aquellos que están supeditados a la administración del patrimonio de la(s) Iglesia(s).
* Archivo de gestión o Archivo de oficina: está compuesto por los documentos en fase de tramitación o aquellos que son de uso frecuente. Está gestionado por las propias unidades administrativas que los producen a fin de facilitar la gestión de actividades corrientes. La documentación permanece en esta fase un periodo de cinco años.
* Archivo central: recoge aquella documentación que deja de ser utilizada de forma frecuente, aunque su uso es hipotético. La permanencia en esta fase es de 10 años, aunque los archiveros pueden establecer menores plazos en función de muchos factores pero teniendo en cuenta la finalización de los trámites.
Archivo intermedio: en esta fase la documentación ha perdido prácticamente en su totalidad el valor de gestión administrativa. La documentación se transfiere desde los archivos centrales para el almacenamiento masivo. Los documentos permanecen en este archivo 15 años más, es decir, hasta alcanzar los 30. Durante esta fase se procede a su valoración, selección y expurgo para conservar los realmente importantes.
* Archivo histórico: la documentación que alcanza este archivo es conservada de forma permanente por su valor informativo, histórico y cultural.
* Existen además de estas categorías, los archivos eclesiásticos, que como su nombre indica, son aquellos que están supeditados a la administración del patrimonio de la(s) Iglesia(s).
Funciones de los archivos
La función genérica de un archivo es reunir, conservar y servir documentos. Estas funciones se resumen en las siguientes tareas llevadas a cabo por el personal de archivo:
* Organizar la documentación de cualquier entidad.
* Asegurar la transferencia periódica a archivos donde su uso no es periódico.
* Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para su conservación o destrucción.
* Clasificacion de documentos.
* Mantener adecuadamente las instalaciones donde se conservan los documentos.
* Organizar la documentación de cualquier entidad.
* Asegurar la transferencia periódica a archivos donde su uso no es periódico.
* Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para su conservación o destrucción.
* Clasificacion de documentos.
* Mantener adecuadamente las instalaciones donde se conservan los documentos.
Conceptos Básicos
GESTION DOCUMENTAL
La gestión documental consiste en el uso de tecnología y procedimientos que permiten la gestión y el acceso unificado a información generada en una organización. Es el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
CORRESPONDENCIA
Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la entidad, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No genera trámite para la institución; Aunque también es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, o documentos en general. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.
DOCUMENTO
Un documento es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etc.)
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO
Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
• Archivo electrónico. Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
COMUNICACIÓN OFICIAL
Las Comunicaciones oficiales son aquellas Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.
La gestión documental consiste en el uso de tecnología y procedimientos que permiten la gestión y el acceso unificado a información generada en una organización. Es el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
CORRESPONDENCIA
Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la entidad, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No genera trámite para la institución; Aunque también es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, o documentos en general. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.
DOCUMENTO
Un documento es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etc.)
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO
Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
• Archivo electrónico. Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
COMUNICACIÓN OFICIAL
Las Comunicaciones oficiales son aquellas Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.
lunes, 16 de febrero de 2009
La Importancia de Archivar
Tener un espacio reservado para guardar los documentos producidos o/y recibidos en cualquier entidad, es de gran iomportancia, ya que en un momento específico se necesitará hacer una consulta a cualquiera de estos; y sería de gran utilidad contar con um sitio y método especializado para el almacenamiento de esta valiosa información.
Sin embargo, no basta con tener una oficina de archivo con grandes estanterías llenas de papel, también se debe contar con una serie de normas básicas para la conserváción de documentos, tales como:
- Condiciones apropiadas de luz y temperatura.
- Método especializado para el archivo de documentos (alfabético, geográfico, numérico, entre otros).
- Conocimiento básico del manejo de archivo y correspondencia.
Es importante archivar adecuadamente para así poder consultar los documentos fácilmente y obtenerlos en el menor tiempo posible; además hay que tener en cuenta que un archivo es un conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades, es un documento valioso, es historia, es patrimonio y por esto debemos conservarlo siempre y cuando nos sea útil en el futuro.
lunes, 9 de febrero de 2009
Manual de funciones
MANUAL DE FUNCIONES
BUFANDAS VICKY
- DENOMINACION: Gerente
- UBICACIÓN: Gerencia
- PERSONAL A CARGO: Departamento de contabilidad y finanzas, de Recursos humanos, y de producción.
FUNCIONES:
Mejorar constantemente la comunicación entre los empleados de la compañía
Estimular la participación de sus colaboradores en la planificación, toma de decisiones y solución de problemas.
Facilitar el trabajo de sus colaboradores y, más que ejercer control, prestarles el apoyo necesario para que puedan realizar eficientemente sus tareas.
- DENOMINACION: Secretaria
- UBICACIÓN: Gerencia
FUNCIONES:
1. Producir textos comerciales original y copia
2. Asistir al gerente en reuniones y realizar actas
3. Manejar medios electrónicos
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS
- DENOMINACION: Jefe de contabilidad
- UBICACIÓN: Departamento de contabilidad y finanzas
- JEFE INMEDIATO: Gerente
- PERSONAL A CARGO: tesorero, auxiliar contable,
FUNCIONES:
1- Responsable de organizar, dirigir y controlar el sistema de contabilidad de la Institución.
2-Controla el movimiento de fondos por parte de tesorería, y su correcta contabilización.
3- Revisa y aprueba los reportes contables de la Institución.
- DENOMINACION: Tesorero
- UBICACIÓN: Departamento de contabilidad y finanzas
- JEFE INMEDIATO: Jefe de contabilidad
- PERSONAL A CARGO: Ninguno
FUNCIONES:
Vigila el cumplimiento de las obligaciones financieras y apoya al jefe de contabilidad.
recibir y custodiar bajo su responsabilidad las cantidades que se le entreguen, acusando recibo, anotándolas en el libro de caja, que necesariamente deberá llevar, y abonar las facturas
llevar los libros correspondientes a su cargo y archivar los justificantes de ingresos y pagos, autorizando con su firma los recibos anuales
- DENOMINACION: AUXILIAR CONTABLE
- UBICACIÓN: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS
- JEFE INMEDIATO: JEFE DE CONTABILIDAD
- PERSONAL A CARGO: NINGUNO
FUNCIONES:
1 recibo de documentos contables, recibos de caja, facturas de venta, facturas de compra, comprobantes de egreso, notas debito, notas crédito, notas internas, etc.
2 manejo de la caja menor
3 manejo de cuentas por pagar
4 manejo de de cuentas por cobrar.
5 revisiones de órdenes de pago y cheques.
6 pago a proveedores
7 pago de impuestos
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
- DENOMINACION: Jefe De Talento Humano
- UBICACIÓN: Talento Humano
- JEFE INMEDIATO: Gerente
FUNCIONES:
1. Selección y Vinculación de personal: Garantizar la provisión del Talento
Humano competente de acuerdo con los perfiles de los cargos.
2. Desvinculación de Personal: Inicia con la recepción de documentos que
Justifiquen la desvinculación del personal en la Unidad de Talento Humano
Y finaliza con el envío de la Hoja de Vida.
4. Capacitación y Formación: Inicia con la consolidación de la información
Recibida en las auto evaluaciones de la Gestión del Talento Humano en la
Unidad de Talento Humano y finaliza con el envío del informe consolidado
De las capacitaciones efectuadas a Secretaria General y Gerencia General
- DENOMINACION: Psicóloga
- UBICACIÓN: Talento Humano
- JEFE INMEDIATO: Jefe de talento humano
- PERSONAL A CARGO: Ninguno
FUNCIONES:
1- Selección y evaluación de persona
2- análisis de los requerimientos del puesto de trabajo
3- Brindar orientación profesional cuando sea necesario a los funcionarios de la empresa.
4- Elaborar programas de motivación
5- Prevenir posibles conflictos e intervenir, si se llegaran a producir, para la resolución de los mismos.
- DENOMINACION: Trabajadora social
- UBICACIÓN: Talento Humano
- JEFE INMEDIATO: Jefe de talento humano
FUNCIONES:
Orientar a los miembros de la empresa para desarrollar las capacidades que les permitan resolver sus problemas sociales, individuales y/o colectivos.
Colaborar en lo posible a la psicóloga y trabajar conjuntamente
- DENOMINACION: Secretaria
- UBICACIÓN: Recursos Humanos
FUNCIONES:
Producir textos comerciales original y copia
Asistir al Jefe de Talento Humano en lo que necesite
colaborarle a la psicóloga, trabajadora social.
Atender y coordinar a publico
- DENOMINACION: Jefe de servicios generales
- UBICACIÓN: Departamento Talento Humano
- JEFE INMEDIATO: Jefe de Talento Humano
- PERSONAL A CARGO: celadores y aseadoras
FUNCIONES:
Llevar el inventario de los bienes patrimoniales, muebles e inmuebles
Supervisar que tanto celadores como aseadores cumplan con las funciones establecidas.
Elaborar estrategias para suplir las necesidades de la empresa en cuanto a aseo y seguridad.
- DENOMINACION: Aseadora
- UBICACIÓN: baños, pasillos, oficinas
- JEFE INMEDIATO: Jefe de servicios generales
- PERSONAL A CARGO: Ninguno
FUNCIONES:
mantener la empresa en orden y limpia
pasar por las oficinas por lo menos dos veces al día y retirar los contenidos de la caneca de basura
lavar los baños y colocar los elementos necesarios como papel y jabón frecuentemente.
- DENOMINACION: Celador
- UBICACIÓN: Entrada de la empresa , pasillos, oficinas
- JEFE INMEDIATO: Jefe de servicios generales
- PERSONAL A CARGO: Ninguno
FUNCIONES:
velar por la seguridad de todos los miembros de la empresa y de la misma
revisar constantemente que todo este en orden y este completo
requisar los carros y maletas de todas las personas que ingresen o salgan de la compañía.
DEPARTAMENTO DE PRODUCCION
- DENOMINACION: Jefe de Producción
- UBICACIÓN: Departamento de Producción
- JEFE INMEDIATO: Gerente
- PERSONAL A CARGO: jefe de control de calidad, empleados, jefe de ventas, vendedores,
FUNCIONES:
Establecer metas para el departamento y lograrlas
Guiar en el proceso de producción a los empleados
Estar en permanente contacto con el Jefe de control de Calidad para mejorar cada día.
Promover la cordialidad y el trabajo en equipo de los empleados
- DENOMINACION: Jefe de Control de Calidad
- UBICACIÓN: Departamento de Producción
- JEFE INMEDIATO: Jefe de Producción
- PERSONAL A CARGO: empleados
FUNCIONES:
1. Implementar y vigilar el cumplimiento de la política de calidad de la empresa.
2. .
3. Dirigir la realización del manual de calidad de la compañía y cuantas modificaciones sean necesarias.
4. Verificar el desarrollo y aplicación de la normativa de calidad en lo referente a productos, materias primas y procesos.
- DENOMINACION: Empleado
- UBICACIÓN: Departamento de Producción
- JEFE INMEDIATO: Jefe de Producción
- PERSONAL A CARGO: ninguno
FUNCIONES:
Realizar su trabajo con calidad y orden
Cumplir las metas propuestas por el departamento
Utilizar adecuadamente la maquinaria y los demás elementos de trabajo
Trabajar con amino y disposición
- DENOMINACION: Jefe de Ventas
- UBICACIÓN: Departamento de Producción
- JEFE INMEDIATO: Jefe de Producción
- PERSONAL A CARGO: vendedores
FUNCIONES:
Dirigir a los vendedores
Crear estrategias para aumentar las ventas de las bufandas
Coordinar con el jefe de publicidad actividades para dar a conocer el producto
Estar en permanente contacto con el jefe de producción para planear metas de producción y ventas en tiempo determinado
- DENOMINACION: Vendedores
- UBICACIÓN: Departamento de Producción
- JEFE INMEDIATO: Jefe de Producción
- PERSONAL A CARGO: ninguno
FUNCIONES:
Brindar un buen servicio al cliente
Conocer perfectamente el producto para resolver las inquietudes del cliente
Dar a conocer al cliente los beneficios que tiene al adquirir el producto
Planear estrategias de precio junto con el jefe de ventas, para que el producto sea asequible al bolsillo del cliente.
- DENOMINACION: Jefe de Publicidad
- UBICACIÓN: Departamento de Producción
- JEFE INMEDIATO: Jefe de Producción
- PERSONAL A CARGO: Publicistas
FUNCIONES:
1. Elaborar una campaña publicitaria para dar a conocer el producto
2. Diseñar las tarjetas de presentación y el portafolio de servicios
3. Diseñar vallas y pendones con el logo de la empresa
4. realizar almanaques y tarjetas de cotización para el cliente
5. Diseñar una pagina Web dando a conocer la empresa
- DENOMINACION: Publicistas
- UBICACIÓN: Departamento de Producción
- JEFE INMEDIATO: Jefe de Publicidad
- PERSONAL A CARGO: ninguno
FUNCIONES:
Asistir al Jefe de Publicidad en todo lo que necesite
cumplir con los proyectos diseñados para la publicidad de la empresa
realizar una variedad de tarjetas para los clientes
Producir lo acordado y lo necesario en un tiempo corto
- DENOMINACION: Secretaria
- UBICACIÓN: Departamento de Producción
- JEFE INMEDIATO: Jefe de Producción
- PERSONAL A CARGO: ninguno
FUNCIONES:
Producir todos los textos necesarios
asistir a los jefes de ventas y publicidad en reuniones
tomar nota de las llamadas recibidas
atender las inquietudes de los vendedores publicistas y empleados para sugerir el mejoramiento constante de el departamento de producción
Demás funciones de su cargo que le sean asignadas
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO
- DENOMINACION: Jefe de departamento
- UBICACIÓN: Departamento de archivo
- JEFE INMEDIATO: Gerente
- PERSONAL A CARGO: Archivista
FUNCIONES:
1. Revisar y clasificar la correspondencia que llegue a la empresa.
2. Guiar al archivista en sus labores
3. Conocer los métodos de archivo
- DENOMINACION: Archivista
- UBICACIÓN: Departamento de archivo
- JEFE INMEDIATO: Jefe de departamento
- PERSONAL A CARGO: Ninguno
FUNCIONES:
1. Llevar un orden con la correspondencia enviada y recibida
2. Archivar correctamente según indicaciones del Jefe
3. Asistir al Jefe de departamento en lo que solicite
4. Encargarse del orden del archivo, y de la existencia de todos los documentos.
5. velar por la conservación de todos los documentos
BUFANDAS VICKY
- DENOMINACION: Gerente
- UBICACIÓN: Gerencia
- PERSONAL A CARGO: Departamento de contabilidad y finanzas, de Recursos humanos, y de producción.
FUNCIONES:
Mejorar constantemente la comunicación entre los empleados de la compañía
Estimular la participación de sus colaboradores en la planificación, toma de decisiones y solución de problemas.
Facilitar el trabajo de sus colaboradores y, más que ejercer control, prestarles el apoyo necesario para que puedan realizar eficientemente sus tareas.
- DENOMINACION: Secretaria
- UBICACIÓN: Gerencia
FUNCIONES:
1. Producir textos comerciales original y copia
2. Asistir al gerente en reuniones y realizar actas
3. Manejar medios electrónicos
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS
- DENOMINACION: Jefe de contabilidad
- UBICACIÓN: Departamento de contabilidad y finanzas
- JEFE INMEDIATO: Gerente
- PERSONAL A CARGO: tesorero, auxiliar contable,
FUNCIONES:
1- Responsable de organizar, dirigir y controlar el sistema de contabilidad de la Institución.
2-Controla el movimiento de fondos por parte de tesorería, y su correcta contabilización.
3- Revisa y aprueba los reportes contables de la Institución.
- DENOMINACION: Tesorero
- UBICACIÓN: Departamento de contabilidad y finanzas
- JEFE INMEDIATO: Jefe de contabilidad
- PERSONAL A CARGO: Ninguno
FUNCIONES:
Vigila el cumplimiento de las obligaciones financieras y apoya al jefe de contabilidad.
recibir y custodiar bajo su responsabilidad las cantidades que se le entreguen, acusando recibo, anotándolas en el libro de caja, que necesariamente deberá llevar, y abonar las facturas
llevar los libros correspondientes a su cargo y archivar los justificantes de ingresos y pagos, autorizando con su firma los recibos anuales
- DENOMINACION: AUXILIAR CONTABLE
- UBICACIÓN: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS
- JEFE INMEDIATO: JEFE DE CONTABILIDAD
- PERSONAL A CARGO: NINGUNO
FUNCIONES:
1 recibo de documentos contables, recibos de caja, facturas de venta, facturas de compra, comprobantes de egreso, notas debito, notas crédito, notas internas, etc.
2 manejo de la caja menor
3 manejo de cuentas por pagar
4 manejo de de cuentas por cobrar.
5 revisiones de órdenes de pago y cheques.
6 pago a proveedores
7 pago de impuestos
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
- DENOMINACION: Jefe De Talento Humano
- UBICACIÓN: Talento Humano
- JEFE INMEDIATO: Gerente
FUNCIONES:
1. Selección y Vinculación de personal: Garantizar la provisión del Talento
Humano competente de acuerdo con los perfiles de los cargos.
2. Desvinculación de Personal: Inicia con la recepción de documentos que
Justifiquen la desvinculación del personal en la Unidad de Talento Humano
Y finaliza con el envío de la Hoja de Vida.
4. Capacitación y Formación: Inicia con la consolidación de la información
Recibida en las auto evaluaciones de la Gestión del Talento Humano en la
Unidad de Talento Humano y finaliza con el envío del informe consolidado
De las capacitaciones efectuadas a Secretaria General y Gerencia General
- DENOMINACION: Psicóloga
- UBICACIÓN: Talento Humano
- JEFE INMEDIATO: Jefe de talento humano
- PERSONAL A CARGO: Ninguno
FUNCIONES:
1- Selección y evaluación de persona
2- análisis de los requerimientos del puesto de trabajo
3- Brindar orientación profesional cuando sea necesario a los funcionarios de la empresa.
4- Elaborar programas de motivación
5- Prevenir posibles conflictos e intervenir, si se llegaran a producir, para la resolución de los mismos.
- DENOMINACION: Trabajadora social
- UBICACIÓN: Talento Humano
- JEFE INMEDIATO: Jefe de talento humano
FUNCIONES:
Orientar a los miembros de la empresa para desarrollar las capacidades que les permitan resolver sus problemas sociales, individuales y/o colectivos.
Colaborar en lo posible a la psicóloga y trabajar conjuntamente
- DENOMINACION: Secretaria
- UBICACIÓN: Recursos Humanos
FUNCIONES:
Producir textos comerciales original y copia
Asistir al Jefe de Talento Humano en lo que necesite
colaborarle a la psicóloga, trabajadora social.
Atender y coordinar a publico
- DENOMINACION: Jefe de servicios generales
- UBICACIÓN: Departamento Talento Humano
- JEFE INMEDIATO: Jefe de Talento Humano
- PERSONAL A CARGO: celadores y aseadoras
FUNCIONES:
Llevar el inventario de los bienes patrimoniales, muebles e inmuebles
Supervisar que tanto celadores como aseadores cumplan con las funciones establecidas.
Elaborar estrategias para suplir las necesidades de la empresa en cuanto a aseo y seguridad.
- DENOMINACION: Aseadora
- UBICACIÓN: baños, pasillos, oficinas
- JEFE INMEDIATO: Jefe de servicios generales
- PERSONAL A CARGO: Ninguno
FUNCIONES:
mantener la empresa en orden y limpia
pasar por las oficinas por lo menos dos veces al día y retirar los contenidos de la caneca de basura
lavar los baños y colocar los elementos necesarios como papel y jabón frecuentemente.
- DENOMINACION: Celador
- UBICACIÓN: Entrada de la empresa , pasillos, oficinas
- JEFE INMEDIATO: Jefe de servicios generales
- PERSONAL A CARGO: Ninguno
FUNCIONES:
velar por la seguridad de todos los miembros de la empresa y de la misma
revisar constantemente que todo este en orden y este completo
requisar los carros y maletas de todas las personas que ingresen o salgan de la compañía.
DEPARTAMENTO DE PRODUCCION
- DENOMINACION: Jefe de Producción
- UBICACIÓN: Departamento de Producción
- JEFE INMEDIATO: Gerente
- PERSONAL A CARGO: jefe de control de calidad, empleados, jefe de ventas, vendedores,
FUNCIONES:
Establecer metas para el departamento y lograrlas
Guiar en el proceso de producción a los empleados
Estar en permanente contacto con el Jefe de control de Calidad para mejorar cada día.
Promover la cordialidad y el trabajo en equipo de los empleados
- DENOMINACION: Jefe de Control de Calidad
- UBICACIÓN: Departamento de Producción
- JEFE INMEDIATO: Jefe de Producción
- PERSONAL A CARGO: empleados
FUNCIONES:
1. Implementar y vigilar el cumplimiento de la política de calidad de la empresa.
2. .
3. Dirigir la realización del manual de calidad de la compañía y cuantas modificaciones sean necesarias.
4. Verificar el desarrollo y aplicación de la normativa de calidad en lo referente a productos, materias primas y procesos.
- DENOMINACION: Empleado
- UBICACIÓN: Departamento de Producción
- JEFE INMEDIATO: Jefe de Producción
- PERSONAL A CARGO: ninguno
FUNCIONES:
Realizar su trabajo con calidad y orden
Cumplir las metas propuestas por el departamento
Utilizar adecuadamente la maquinaria y los demás elementos de trabajo
Trabajar con amino y disposición
- DENOMINACION: Jefe de Ventas
- UBICACIÓN: Departamento de Producción
- JEFE INMEDIATO: Jefe de Producción
- PERSONAL A CARGO: vendedores
FUNCIONES:
Dirigir a los vendedores
Crear estrategias para aumentar las ventas de las bufandas
Coordinar con el jefe de publicidad actividades para dar a conocer el producto
Estar en permanente contacto con el jefe de producción para planear metas de producción y ventas en tiempo determinado
- DENOMINACION: Vendedores
- UBICACIÓN: Departamento de Producción
- JEFE INMEDIATO: Jefe de Producción
- PERSONAL A CARGO: ninguno
FUNCIONES:
Brindar un buen servicio al cliente
Conocer perfectamente el producto para resolver las inquietudes del cliente
Dar a conocer al cliente los beneficios que tiene al adquirir el producto
Planear estrategias de precio junto con el jefe de ventas, para que el producto sea asequible al bolsillo del cliente.
- DENOMINACION: Jefe de Publicidad
- UBICACIÓN: Departamento de Producción
- JEFE INMEDIATO: Jefe de Producción
- PERSONAL A CARGO: Publicistas
FUNCIONES:
1. Elaborar una campaña publicitaria para dar a conocer el producto
2. Diseñar las tarjetas de presentación y el portafolio de servicios
3. Diseñar vallas y pendones con el logo de la empresa
4. realizar almanaques y tarjetas de cotización para el cliente
5. Diseñar una pagina Web dando a conocer la empresa
- DENOMINACION: Publicistas
- UBICACIÓN: Departamento de Producción
- JEFE INMEDIATO: Jefe de Publicidad
- PERSONAL A CARGO: ninguno
FUNCIONES:
Asistir al Jefe de Publicidad en todo lo que necesite
cumplir con los proyectos diseñados para la publicidad de la empresa
realizar una variedad de tarjetas para los clientes
Producir lo acordado y lo necesario en un tiempo corto
- DENOMINACION: Secretaria
- UBICACIÓN: Departamento de Producción
- JEFE INMEDIATO: Jefe de Producción
- PERSONAL A CARGO: ninguno
FUNCIONES:
Producir todos los textos necesarios
asistir a los jefes de ventas y publicidad en reuniones
tomar nota de las llamadas recibidas
atender las inquietudes de los vendedores publicistas y empleados para sugerir el mejoramiento constante de el departamento de producción
Demás funciones de su cargo que le sean asignadas
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO
- DENOMINACION: Jefe de departamento
- UBICACIÓN: Departamento de archivo
- JEFE INMEDIATO: Gerente
- PERSONAL A CARGO: Archivista
FUNCIONES:
1. Revisar y clasificar la correspondencia que llegue a la empresa.
2. Guiar al archivista en sus labores
3. Conocer los métodos de archivo
- DENOMINACION: Archivista
- UBICACIÓN: Departamento de archivo
- JEFE INMEDIATO: Jefe de departamento
- PERSONAL A CARGO: Ninguno
FUNCIONES:
1. Llevar un orden con la correspondencia enviada y recibida
2. Archivar correctamente según indicaciones del Jefe
3. Asistir al Jefe de departamento en lo que solicite
4. Encargarse del orden del archivo, y de la existencia de todos los documentos.
5. velar por la conservación de todos los documentos
Misión, Visión y Objetivos de la empresa.
Misión:
Bufandas Vicky. Es una empresa dedicada a la elaboración de bufandas hechas en lana antialérgica con diseños únicos y exclusivos, de diversos colores y tamaños, ajustándola al gusto de nuestros clientes para satisfacer sus necesidades.
Visión:
Crecer como empresa, para brindar más oportunidad de empleo Logrando así que las bufandas en 2010 sean exportadas a países como España, Francia, Canadá y tengan sucursales en las ciudades más representativas de los mismos.
Objetivo:
Satisfacer a nuestros clientes con un producto de calidad, teniendo en cuenta sus gustos y necesidades. Las bufandas Vicky & CIA. Tiene una gran variación de de estilos, colores y materiales, para cumplir con las expectativas de nuestros clientes.
martes, 3 de febrero de 2009
Presentación del Manual de Archivo y Correspondencia
Bufandas Vicky ha creado su manual de archivo y correspondencia, con el fin de llevar un orden y un adecuado funcionamiento a toda la correspondencia tanto recibida como enviada de la empresa.
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