Etapas del Archivo

Los archivos atraviesan diversas etapas en función del ciclo de vida de los documentos. Este concepto establece que la información documental tiene una vida similar a la de un organismo biológico: nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo). En función de uso y valor a lo largo del tiempo (administrativos, legales, fiscales, evidenciales o histórico), la documentación pasa por diferentes estadios:

* Archivo de gestión o Archivo de oficina: está compuesto por los documentos en fase de tramitación o aquellos que son de uso frecuente. Está gestionado por las propias unidades administrativas que los producen a fin de facilitar la gestión de actividades corrientes. La documentación permanece en esta fase un periodo de cinco años.

* Archivo central: recoge aquella documentación que deja de ser utilizada de forma frecuente, aunque su uso es hipotético. La permanencia en esta fase es de 10 años, aunque los archiveros pueden establecer menores plazos en función de muchos factores pero teniendo en cuenta la finalización de los trámites.
Archivo intermedio: en esta fase la documentación ha perdido prácticamente en su totalidad el valor de gestión administrativa. La documentación se transfiere desde los archivos centrales para el almacenamiento masivo. Los documentos permanecen en este archivo 15 años más, es decir, hasta alcanzar los 30. Durante esta fase se procede a su valoración, selección y expurgo para conservar los realmente importantes.

* Archivo histórico: la documentación que alcanza este archivo es conservada de forma permanente por su valor informativo, histórico y cultural.

* Existen además de estas categorías, los archivos eclesiásticos, que como su nombre indica, son aquellos que están supeditados a la administración del patrimonio de la(s) Iglesia(s).