Tener un espacio reservado para guardar los documentos producidos o/y recibidos en cualquier entidad, es de gran iomportancia, ya que en un momento específico se necesitará hacer una consulta a cualquiera de estos; y sería de gran utilidad contar con um sitio y método especializado para el almacenamiento de esta valiosa información.
Sin embargo, no basta con tener una oficina de archivo con grandes estanterías llenas de papel, también se debe contar con una serie de normas básicas para la conserváción de documentos, tales como:
- Condiciones apropiadas de luz y temperatura.
- Método especializado para el archivo de documentos (alfabético, geográfico, numérico, entre otros).
- Conocimiento básico del manejo de archivo y correspondencia.
Es importante archivar adecuadamente para así poder consultar los documentos fácilmente y obtenerlos en el menor tiempo posible; además hay que tener en cuenta que un archivo es un conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades, es un documento valioso, es historia, es patrimonio y por esto debemos conservarlo siempre y cuando nos sea útil en el futuro.
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