Manual de funciones

MANUAL DE FUNCIONES
BUFANDAS VICKY



- DENOMINACION: Gerente
- UBICACIÓN: Gerencia
- PERSONAL A CARGO: Departamento de contabilidad y finanzas, de Recursos humanos, y de producción.


FUNCIONES:

Mejorar constantemente la comunicación entre los empleados de la compañía
Estimular la participación de sus colaboradores en la planificación, toma de decisiones y solución de problemas.
Facilitar el trabajo de sus colaboradores y, más que ejercer control, prestarles el apoyo necesario para que puedan realizar eficientemente sus tareas.

- DENOMINACION: Secretaria
- UBICACIÓN: Gerencia

FUNCIONES:

1. Producir textos comerciales original y copia
2. Asistir al gerente en reuniones y realizar actas
3. Manejar medios electrónicos

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

- DENOMINACION: Jefe de contabilidad
- UBICACIÓN: Departamento de contabilidad y finanzas
- JEFE INMEDIATO: Gerente
- PERSONAL A CARGO: tesorero, auxiliar contable,


FUNCIONES:
1- Responsable de organizar, dirigir y controlar el sistema de contabilidad de la Institución.
2-Controla el movimiento de fondos por parte de tesorería, y su correcta contabilización.
3- Revisa y aprueba los reportes contables de la Institución.

- DENOMINACION: Tesorero
- UBICACIÓN: Departamento de contabilidad y finanzas
- JEFE INMEDIATO: Jefe de contabilidad
- PERSONAL A CARGO: Ninguno


FUNCIONES:
Vigila el cumplimiento de las obligaciones financieras y apoya al jefe de contabilidad.
recibir y custodiar bajo su responsabilidad las cantidades que se le entreguen, acusando recibo, anotándolas en el libro de caja, que necesariamente deberá llevar, y abonar las facturas
llevar los libros correspondientes a su cargo y archivar los justificantes de ingresos y pagos, autorizando con su firma los recibos anuales

- DENOMINACION: AUXILIAR CONTABLE
- UBICACIÓN: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS
- JEFE INMEDIATO: JEFE DE CONTABILIDAD
- PERSONAL A CARGO: NINGUNO


FUNCIONES:

1 recibo de documentos contables, recibos de caja, facturas de venta, facturas de compra, comprobantes de egreso, notas debito, notas crédito, notas internas, etc.
2 manejo de la caja menor
3 manejo de cuentas por pagar
4 manejo de de cuentas por cobrar.
5 revisiones de órdenes de pago y cheques.
6 pago a proveedores
7 pago de impuestos

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

- DENOMINACION: Jefe De Talento Humano
- UBICACIÓN: Talento Humano
- JEFE INMEDIATO: Gerente

FUNCIONES:

1. Selección y Vinculación de personal: Garantizar la provisión del Talento
Humano competente de acuerdo con los perfiles de los cargos.

2. Desvinculación de Personal: Inicia con la recepción de documentos que
Justifiquen la desvinculación del personal en la Unidad de Talento Humano
Y finaliza con el envío de la Hoja de Vida.

4. Capacitación y Formación: Inicia con la consolidación de la información
Recibida en las auto evaluaciones de la Gestión del Talento Humano en la
Unidad de Talento Humano y finaliza con el envío del informe consolidado
De las capacitaciones efectuadas a Secretaria General y Gerencia General

- DENOMINACION: Psicóloga
- UBICACIÓN: Talento Humano
- JEFE INMEDIATO: Jefe de talento humano
- PERSONAL A CARGO: Ninguno

FUNCIONES:

1- Selección y evaluación de persona
2- análisis de los requerimientos del puesto de trabajo
3- Brindar orientación profesional cuando sea necesario a los funcionarios de la empresa.
4- Elaborar programas de motivación
5- Prevenir posibles conflictos e intervenir, si se llegaran a producir, para la resolución de los mismos.



- DENOMINACION: Trabajadora social
- UBICACIÓN: Talento Humano
- JEFE INMEDIATO: Jefe de talento humano

FUNCIONES:

Orientar a los miembros de la empresa para desarrollar las capacidades que les permitan resolver sus problemas sociales, individuales y/o colectivos.
Colaborar en lo posible a la psicóloga y trabajar conjuntamente


- DENOMINACION: Secretaria
- UBICACIÓN: Recursos Humanos

FUNCIONES:

Producir textos comerciales original y copia
Asistir al Jefe de Talento Humano en lo que necesite
colaborarle a la psicóloga, trabajadora social.
Atender y coordinar a publico
- DENOMINACION: Jefe de servicios generales
- UBICACIÓN: Departamento Talento Humano
- JEFE INMEDIATO: Jefe de Talento Humano
- PERSONAL A CARGO: celadores y aseadoras

FUNCIONES:

Llevar el inventario de los bienes patrimoniales, muebles e inmuebles
Supervisar que tanto celadores como aseadores cumplan con las funciones establecidas.

Elaborar estrategias para suplir las necesidades de la empresa en cuanto a aseo y seguridad.


- DENOMINACION: Aseadora
- UBICACIÓN: baños, pasillos, oficinas
- JEFE INMEDIATO: Jefe de servicios generales
- PERSONAL A CARGO: Ninguno

FUNCIONES:

mantener la empresa en orden y limpia
pasar por las oficinas por lo menos dos veces al día y retirar los contenidos de la caneca de basura
lavar los baños y colocar los elementos necesarios como papel y jabón frecuentemente.


- DENOMINACION: Celador
- UBICACIÓN: Entrada de la empresa , pasillos, oficinas
- JEFE INMEDIATO: Jefe de servicios generales
- PERSONAL A CARGO: Ninguno

FUNCIONES:

velar por la seguridad de todos los miembros de la empresa y de la misma
revisar constantemente que todo este en orden y este completo
requisar los carros y maletas de todas las personas que ingresen o salgan de la compañía.

DEPARTAMENTO DE PRODUCCION

- DENOMINACION: Jefe de Producción
- UBICACIÓN: Departamento de Producción
- JEFE INMEDIATO: Gerente
- PERSONAL A CARGO: jefe de control de calidad, empleados, jefe de ventas, vendedores,

FUNCIONES:

Establecer metas para el departamento y lograrlas
Guiar en el proceso de producción a los empleados
Estar en permanente contacto con el Jefe de control de Calidad para mejorar cada día.
Promover la cordialidad y el trabajo en equipo de los empleados



- DENOMINACION: Jefe de Control de Calidad
- UBICACIÓN: Departamento de Producción
- JEFE INMEDIATO: Jefe de Producción
- PERSONAL A CARGO: empleados



FUNCIONES:

1. Implementar y vigilar el cumplimiento de la política de calidad de la empresa.
2. .
3. Dirigir la realización del manual de calidad de la compañía y cuantas modificaciones sean necesarias.
4. Verificar el desarrollo y aplicación de la normativa de calidad en lo referente a productos, materias primas y procesos.

- DENOMINACION: Empleado
- UBICACIÓN: Departamento de Producción
- JEFE INMEDIATO: Jefe de Producción
- PERSONAL A CARGO: ninguno

FUNCIONES:

Realizar su trabajo con calidad y orden
Cumplir las metas propuestas por el departamento
Utilizar adecuadamente la maquinaria y los demás elementos de trabajo
Trabajar con amino y disposición


- DENOMINACION: Jefe de Ventas
- UBICACIÓN: Departamento de Producción
- JEFE INMEDIATO: Jefe de Producción
- PERSONAL A CARGO: vendedores

FUNCIONES:

Dirigir a los vendedores
Crear estrategias para aumentar las ventas de las bufandas
Coordinar con el jefe de publicidad actividades para dar a conocer el producto
Estar en permanente contacto con el jefe de producción para planear metas de producción y ventas en tiempo determinado


- DENOMINACION: Vendedores
- UBICACIÓN: Departamento de Producción
- JEFE INMEDIATO: Jefe de Producción
- PERSONAL A CARGO: ninguno



FUNCIONES:

Brindar un buen servicio al cliente
Conocer perfectamente el producto para resolver las inquietudes del cliente
Dar a conocer al cliente los beneficios que tiene al adquirir el producto
Planear estrategias de precio junto con el jefe de ventas, para que el producto sea asequible al bolsillo del cliente.

- DENOMINACION: Jefe de Publicidad
- UBICACIÓN: Departamento de Producción
- JEFE INMEDIATO: Jefe de Producción
- PERSONAL A CARGO: Publicistas



FUNCIONES:


1. Elaborar una campaña publicitaria para dar a conocer el producto
2. Diseñar las tarjetas de presentación y el portafolio de servicios
3. Diseñar vallas y pendones con el logo de la empresa
4. realizar almanaques y tarjetas de cotización para el cliente
5. Diseñar una pagina Web dando a conocer la empresa


- DENOMINACION: Publicistas
- UBICACIÓN: Departamento de Producción
- JEFE INMEDIATO: Jefe de Publicidad
- PERSONAL A CARGO: ninguno



FUNCIONES:

Asistir al Jefe de Publicidad en todo lo que necesite
cumplir con los proyectos diseñados para la publicidad de la empresa
realizar una variedad de tarjetas para los clientes
Producir lo acordado y lo necesario en un tiempo corto

- DENOMINACION: Secretaria
- UBICACIÓN: Departamento de Producción
- JEFE INMEDIATO: Jefe de Producción
- PERSONAL A CARGO: ninguno

FUNCIONES:

Producir todos los textos necesarios
asistir a los jefes de ventas y publicidad en reuniones
tomar nota de las llamadas recibidas
atender las inquietudes de los vendedores publicistas y empleados para sugerir el mejoramiento constante de el departamento de producción
Demás funciones de su cargo que le sean asignadas


DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

- DENOMINACION: Jefe de departamento
- UBICACIÓN: Departamento de archivo
- JEFE INMEDIATO: Gerente
- PERSONAL A CARGO: Archivista


FUNCIONES:

1. Revisar y clasificar la correspondencia que llegue a la empresa.
2. Guiar al archivista en sus labores
3. Conocer los métodos de archivo

- DENOMINACION: Archivista
- UBICACIÓN: Departamento de archivo
- JEFE INMEDIATO: Jefe de departamento
- PERSONAL A CARGO: Ninguno

FUNCIONES:

1. Llevar un orden con la correspondencia enviada y recibida
2. Archivar correctamente según indicaciones del Jefe
3. Asistir al Jefe de departamento en lo que solicite
4. Encargarse del orden del archivo, y de la existencia de todos los documentos.
5. velar por la conservación de todos los documentos